申請人填具申請書，可至本分署網站「檔案應用申請書表與範例」下載(掃描右側QRcode)，或至本分署保全值班櫃台索取。
填畢後將申請書送達本分署（親送、郵寄、傳真或線上申請），並由文書單位收文掛號。傳真號碼：(03)8352228。

檔管單位檢查申請資料是否正確及符合規定與否，不符者於七日內退回申請人補正。如通過審核或補正完畢，檔管人員簽會業務單位審核，並以審核通知書回覆申請人。

如申請郵寄服務，即通知申請人繳費，於繳費完畢後郵寄收據及複製品寄交申請人。如欲到場應用，申請人應持審核通知書及身分證明文件，於約定時間到場應用。申請人確認檔案數量無誤，於檔案簽收單簽收，並依規定應用檔案。

檔案閱覽或抄錄完畢送還本分署指定人員，本分署指定人員清點無誤，於檔案簽收單註記，並將一聯交付申請人。本分署人員收費、開立收據，還卷歸檔。