檔案應用Q&A
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問:什麼是「檔案應用」?
答:指民眾向各機關申請閱覽、抄錄或複製檔案及機關提供應用之相關作業及程序,包括檔案應用申請、申請審核及回覆、準備檔案、閱覽抄錄或複製檔案、還卷及檔案應用統計事項。
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問:為什麼要有「檔案應用」?
答:落實政府為民服務之精神,政府開放檔案應用服務,除滿足民眾知的權利,更能透過檔案應用服務的過程,讓民眾了解政府的行政作為,促進政府與民眾之良好關係。
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問:那些人可向貴分署申請檔案應用?
答: 具有中華民國國籍並在中華民國設籍之國民及其所設立之本國法人、團體。 持有中華民國護照僑居國外之國民。 外國人,以其本國法令未限制中華民國國民申請提供其政府資訊者為限。另大陸地區人民、香港及澳門居民,因不符政府資訊公開法第9條規定要件,不得申請應用機關檔案。 (法務部104年7月29日法律字第10403509360號函、法務部97年5月19日法律字第0970009804號函參照)
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4
問:檔案應用是否僅能是「當事人」或「利害關係人」才能申請?
答:依檔案法第1條第2項規定:「本法未規定者,適用其他法令規定」。檔案屬政府資訊之一部分,爰本法未規定事項,適用政府資訊公開法。有關檔案應用申請人資格規定,依政府資訊公開法第9條第1項規定:「具有中華民國國籍並在中華民國設籍之國民及其所設立之本國法人、團體,得依本法規定申請政府機關提供政府資訊。持有中華民國護照僑居國外之國民,亦同。」另依檔案法第17條規定:「申請閱覽、抄錄或複製檔案,應以書面敘明理由為之,各機關非有法律依據不得拒絕。」準此,檔案應用申請人,非僅限於當事人或利害關係人。
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問:申請閱覽、抄錄或複製檔案應向何機關提出申請?
答:申請閱覽、抄錄或複製檔案可向檔案保管機關提出申請。例如:檔案資料為本分署保管者,則向本分署提出申請。
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問:如何查詢所需申請的檔案目錄?
答:為便利民眾了解機關檔案資訊,目前國家發展委員會檔案管理局已建置「機關檔案目錄查詢網」(網址為https://near.archives.gov.tw/),開放各機關檔案目錄網路查詢服務。民眾可不受時間及地點限制,經由機關檔案資訊單一查詢窗口,隨時上網查詢各機關定期彙送之檔案目錄。如欲應用本分署檔案而有疑義時,亦歡迎您致電本分署檔案管理承辦人(電話:03-8348516分機 360),本分署將誠摯協助您完成檔案應用申請。
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問:如何向貴分署申請檔案應用?
答:申請人填妥「檔案應用申請書」,親送、郵寄或傳真(03-8352228)至本分署;亦得至本分署官方網站「線上申請」專區提出申請。
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問:如何取得貴分署「檔案應用申請書」?
答: 本分署官方網站首頁設有「檔案應用服務專區」,您可至該專區內「檔案應用申請書表與範例」下載使用。 您亦可至本分署保全值班櫃台索取,本分署將有專人竭誠為您服務。
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問:貴分署有無提供「線上申請」檔案應用便民服務?
答:本分署官方網站首頁設有「線上申請」專區,您可至該專區項下「線上申請檔案應用服務」提出申請。
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問:檔案應用申請案件准駁期限為何?
答:本分署受理申請後,會先審核資料是否正確且符合規定,如有不合規定或資料不全者,將通知申請人於7日內補正;逾期未補正或無法補正者,將駁回申請;原則上自受理之日或申請人補正之日起30日內,以書面通知申請人審核結果(採線上申請者併同以電子郵件通知),但申請人申請應用之檔案數量過多,無法於30日內完成准駁時,本分署得採分批審復。
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問:民眾如不服機關准駁決定,後續應如何救濟?
答:民眾如不服本分署准駁之決定,得自審核通知書送達翌日起30日內,繕具訴願書向法務部提起訴願。
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問:民眾申請應用檔案是否需要收費?
答:依據國家發展委員會檔案管理局訂定之「檔案閱覽抄錄複製收費標準」收費繳納。
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問:申請人攜帶陪同人員進入檔案應用處所,陪同人員是否需比照收費?
答:應用檔案而需陪同人員伴隨者,應事先申請並經核准後方得進入檔案應用處所,因陪同人員並非獨立之申請人,自無須另行收費。
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問:檔案應用申請有何限制?
答: 依據檔案法第18條規定,檔案有下列情形之一,各機關得拒絕申請: 有關國家機密者。 有關犯罪資料者。 有關工商秘密者。 有關學識技能檢定及資格審查之資料者。 有關人事及薪資資料者。 依法令或契約有保密之義務者。 其他為維護公共利益或第三人之正當權益者。
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問:申請應用之檔案可否全部提供?
答:申請應用檔案以提供複製品為原則。核准應用之檔案如僅其中一部分有應限制公開或提供之情形,採「分離原則」,去除不得公開部分,就其他部分公開或提供。
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問:收到貴分署審核通知書後,需要準備什麼文件方能進入貴分署檔案應用處所?
答:請出示審核通知書及備有本人照片之身分證明文件,並按約定時間至本分署檔案應用處所登記後,即可應用檔案。
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問:申請人進入檔案應用處所,應注意哪些事項?
答: 禁止飲食、吸菸、大聲喧嘩。 不得破壞環境整潔。 禁止攜帶原子筆、毛筆等易塗損檔案之工具。 抄寫檔案時,以使用無橡皮擦之鉛筆或其他經本分署許可之設備為限。 非經本分署許可,禁止攜帶私人物品。 非經本分署許可,禁止擅自接用電源。 本分署提供應用之器材須妥慎維護,不得破壞。
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問:申請人閱覽、抄錄或複製檔案須注意那些事項?
答:申請人應用檔案,應保持檔案資料之完整,並不得有下列行為: 添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。 拆散已裝訂完成之檔案。 以其他方法破壞或變更檔案內容。
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問:貴分署提供檔案應用服務之時間及場所?
答: 服務時間:每週一至週五上午9時至11時30分、下午2時至4時30分,例假日及國定假日不開放。 服務地點:花蓮市府前路612號。 服務電話:(03)8348516轉360。
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問:檔案應用之相關法令為何?
答:檔案應用相關法令包含:檔案法、檔案法施行細則、政府資訊公開法、個人資料保護法、機關檔案管理作業手冊…等相關法令規定。
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問:貴分署檔案應用申請作業流程為何?
答:您可參考本分署「受理檔案應用申請作業流程圖」。